Le poste de Coordonnateur administratif chez CHRONOMED est un rôle multidisciplinaire qui occupe une place centrale dans les opérations de l’entreprise. Relevant directement de la direction, cette personne agit comme un véritable bras droit administratif en assurant la coordination de plusieurs fonctions stratégiques. Dans un environnement de PME innovante, ce poste exige une grande autonomie, une excellente capacité d’organisation ainsi qu’une forte aptitude à gérer plusieurs dossiers simultanément.

Le coordonnateur joue un rôle essentiel dans la gestion financière quotidienne de l’entreprise. Il veille au bon suivi des opérations comptables, à l’exactitude des informations financières et contribue à maintenir une saine gestion des ressources de l’organisation. Ses principales responsabilités comprennent notamment :

• La gestion des factures VISA;
• Le suivi des comptes de dépenses des employés;
• L’envoi des factures aux clients;
• Le suivi des dépenses de l’entreprise;
• La participation à la conciliation comptable de fin d’année;
• La vérification de l’exactitude des informations financières;
• La gestion des paiements, des revenus et des relations avec les partenaires financiers.

En collaboration avec la direction, le coordonnateur assure le bon déroulement de plusieurs processus liés aux ressources humaines. Il veille au suivi administratif des employés tout au long de leur parcours et contribue à offrir un environnement de travail organisé, conforme et mobilisateur. Ses responsabilités incluent notamment :

• La gestion de la paie;
• La préparation des relevés T4;
• Le suivi administratif des employés;
• La gestion des dossiers liés à la CNESST;
• La coordination du recrutement;
• L’accueil et le suivi des stagiaires;
• L’organisation d’activités de consolidation d’équipe;
• La contribution au maintien d’un environnement de travail positif et conforme aux obligations légales.

Le coordonnateur participe activement au rayonnement de CHRONOMED en soutenant les initiatives marketing de l’entreprise. Il contribue au maintien d’une image professionnelle et cohérente sur les différentes plateformes numériques tout en appuyant les activités de promotion. Les principales tâches comprennent :

• La gestion des réseaux sociaux de l’entreprise;
• La mise à jour du site Web;
• La création de contenu;
• Le maintien d’une présence numérique cohérente;
• Le soutien aux initiatives promotionnelles afin d’accroître la visibilité de CHRONOMED.

Le poste comporte également un important volet lié au développement des affaires. Le coordonnateur soutient l’équipe dans le suivi des clients et des opportunités commerciales, tout en contribuant à l’amélioration des processus de vente et au développement des relations d’affaires. Les responsabilités comprennent notamment :

• La gestion du CRM;
• Le suivi des clients et des opportunités d’affaires;
• La participation à l’amélioration des procédures de « cold calling »;
• La participation aux rencontres avec les clients et aux démonstrations de produits;
• Le développement et le maintien des relations avec les partenaires d’affaires.

Au-delà des opérations comptables courantes, le coordonnateur participe également à la planification financière de l’entreprise. Il assure le suivi de plusieurs indicateurs et prépare différents dossiers permettant à la direction de soutenir la croissance de l’organisation et de prendre des décisions éclairées. Il est notamment responsable de :

• Effectuer le suivi du flux de trésorerie;
• Participer à l’évaluation financière des projets;
• Préparer les demandes de financement;
• Produire les réclamations et les dossiers de subventions;
• Contribuer à la préparation des rapports financiers;
• Préparer les documents destinés aux audits;
• Effectuer le suivi des indicateurs de performance.

Le coordonnateur veille également au bon fonctionnement administratif de l’entreprise. Il assure une coordination efficace entre les différents intervenants et s’assure que les principales obligations administratives de l’organisation sont prises en charge. À ce titre, il est appelé à :

• Gérer le bail commercial;
• Assurer le suivi des assurances de l’entreprise;
• Organiser les réunions du conseil d’administration;
• Coordonner les différents intervenants;
• Veiller au bon déroulement des activités administratives quotidiennes.

Comme dans toute PME en croissance, le poste évolue en fonction des besoins de l’entreprise. Le coordonnateur est appelé à collaborer étroitement avec la direction sur différents projets stratégiques et à contribuer activement à l’amélioration continue de l’organisation. À cet effet, il :

• Participe aux rencontres de direction;
• Contribue à l’amélioration continue des processus administratifs et opérationnels;
• Réalise divers mandats ponctuels selon les priorités de l’organisation.

Cette polyvalence fait du poste un rôle clé au sein de CHRONOMED, où chaque journée apporte son lot de défis variés et d’occasions d’avoir un impact concret sur le développement de l’entreprise.